Архивная служба
Волгоградской области

Главная / ГКУВО «ГАСПЗГВО»

Порядок передачи документов на государственное храниение ГКУВО "ГАСПЗГВО"

            В соответствии со статьёй 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу подлежат хранению в организациях в течение 75 лет и служат для исполнения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, размере заработной платы и т.д.

Согласно статье 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организаций всех форм собственности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств организаций, передающих документы.

Работа по обеспечению сохранности, учету, комплектованию и использованию архивных документов, выполняемые ГКУВО «ГАСПЗГВО», включают в себя:

  • прием документов ликвидированных организаций;

  • государственный учет архивных документов.

  • хранение документов по личному составу организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории Волгоградской области;

Архивные документы принимаются на хранение в ГКУВО «Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области» на основании письма Комитета культуры Волгоградской области.

Обязательной передаче на государственное хранение подлежат следующие виды документов по личному составу:

- приказы по личному составу;

- лицевые счета по заработной плате и (или) расчётные ведомости;

- акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним;

- личные дела уволенных работников;

- личные карточки (ф. Т-2) уволенных работников;

- невостребованные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, дипломы и пр).

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственного или муниципального архива, передают на хранение в архив следующие управленческие документы, используемые для исполнения запросов социально-правового характера:

- учредительные документы (устав, положение, изменения и дополнения к ним, свидетельство о регистрации, постановления, приказы и др.);

- документы о ликвидации организации (решение арбитражного суда, решение собрания акционеров, учредителей, постановления, приказы);

- протоколы собраний акционеров (учредителей);

- штатные расписания (штатные расстановки), дополнения и изменения;

- списки акционеров;

- документы о награждении работников (представление, наградные листы, протоколы вручения наград).

Приём документов архивными учреждениями от организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии (зарегистрированы Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059).

Ликвидированные негосударственные организации - как являющиеся, так и не являющиеся источниками комплектования государственных архивов - передают свои документы на государственное хранения по договору. Стоимость хранения документов по личному составу ликвидированных предприятий с частной формой собственностью определяется в соответствии с Прейскурантом цен на платные услуги (работы), оказываемые (выполняемые) государственным казенным учреждением Волгоградской области «Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области (хранение документов по личному составу на договорной основе-5руб. 25 коп. за 1 лист). Если в ликвидируемой негосударственной организации имеются документы, образованные в делопроизводстве организации-предшественника с государственной формой собственности, плата за хранение этих документов не взимается.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проводится проверка наличия дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения.

Вместе с документами на хранение в государственный архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).